Quando a gente fala sobre produtividade, é comum que esses nomes apareçam como coisas que interferem nos nossos planos e rotina, como causadores do caos em nossas vidas, como motivo para não realizarmos ações planejadas. Mas o que significa cada uma dessas coisas pode te ajudar a entender o que está acontecendo contigo e te ajudar a encontrar um caminho para lidar melhor com isso.

Eu vejo cada um desses termos como sintomas, mas não como a doença necessariamente. Quando você está gripado, a doença é a gripe e os sintomas podem ser vários, como febre, coriza, dor muscular. Entende a diferença? É muito importante saber identificar os sintomas e cuidar deles, mas entender que eles são sinalizadores de que algo não vai bem por ai e você precisa investigar para ficar realmente bem.

Porque eu estou te falando isso? Porque muita gente quer resolver a procrastinação, acabar com a preguiça, eliminar o cansaço, e na verdade isso não necessariamente resolve. O ideal seria entender de onde vem cada uma dessas coisas e como lidar com elas quando elas surgem...que remedio tomar para aliviar é importante, mas entender que é importante que esse sintoma surja sempre que algo estiver errado, como um alerta.

Outra coisa que todos esses termos têm e comum é que quando eles surgem, afetam a realização de atividades no nosso dia a dia. Você reduz o ritmo, paralisa...e isso não necessariamente é algo ruim, apesar de muitas vezes a gente entender dessa forma (o que acaba atrapalhando as coisas)

Dito isso, vamos entender a diferença entre cada um deles:

Claro que uma coisa pode levar a outra ai nessa lista de termos. A preguiça pode te levar ao tédio, o cansaço pode levar a preguiça, a desmotivação pode levar a procrastinação.  Mas elas são, em si, diferentes.

Outra coisa importantíssima de perceber é que cada um desses termos representa uma sensação, algo que você percebe em você e tem a ver com como você está naquele momento. Ou seja, você não é nenhuma dessas coisas, elas não te definem necessariamente. Mas elas caracterizam, claro, o seu momento. Você pode estar com preguiça, mas isso não significa que você é preguiçoso.

Cuidado com os rótulos que você coloca em você mesmo!

Agora me conta aqui nos comentários se esse conteúdo te ajudou por ai e como você lida com esses diferentes termos na sua vida.

O que mais vejo nessa internet quando pesquiso sobre o que as pessoas têm feito por aí são checklists. Existem vários gratuitos para baixar, muitos também à venda. Todos prometendo resolver e simplificar sua vida. Por aqui também volta e meia recebo como sugestão que eu crie e disponibilize checklists. O post de hoje é sobre o que penso sobre esse assunto pra te ajudar nisso.

Não sou contra checklists, muito pelo contrário. Eu amo e uso muito na minha vida e no meu trabalho. O meu ponto é que, assim como uma rotina não é algo que alguém pode fazer por você, os checklists também precisam ser de sua responsabilidade. Mas calma, eu não estou dizendo que sou contra baixar checklists prontos da internet, vem que eu te explico.

Um checklist nada mais é do que uma lista de ações ou pontos a acompanhar. E a ideia é ir marcando quando você conclui cada item. O objetivo é ter clareza do que precisa ser feito e garantir que você não se esqueça de nada. É um controle, um apoio a realização de atividades. Você pode criar checklist pra tudo o que você faz: limpeza ou organização da casa, processos de trabalho, mala de viagem, preparação de uma festa, infinitas possibilidades.

Pensando nesse objetivo de te dar clareza do que precisa ser feito, o ponto de partida para criá-lo é refletir sobre o que precisa ser feito. Eu concordo que para algumas coisas como preparar um festa ou uma mala de viagem as variações de atividades necessárias podem não ser tantas assim de pessoa para pessoa, o que justificaria baixar um pronto (por isso não sou contra o fato de existirem prontos para baixar). Mas, para que o checklist faça sentido é importante ainda assim refletir sobre ele e adaptar a sua realidade antes de assumí-lo como verdade.

Caso contrário, o perigo é você se forçar a encaixar algo que não conversa com quem você é. Por exemplo, muito comum em checklists de festa a elaboração e envio dos convites, mas hoje em dia convite físico se restringe a casamentos e ainda assim mais pela tradição em si. Por outro lado, algumas pessoas preferem enviar mesmo para uma festa mais simples por querer ter uma proximidade ou enviar um mimo prévio ou um mapa da localização do espaço para os convidados. Enfim, é muito subjetivo para se ater a algo pronto e o fato de ter lá em um checklist baixado, te faz pensar que talvez você devesse enviar, afinal se esta no checklist deve ser o correto. Percebe a armadilha? 

Claro que dei um exemplo mais simples com o qual talvez você nem concorde, mas pensa ai quantas pessoas podem se influenciar por algo sem fazer a reflexão se faz sentido para si?! Minha provocação é para motivar que a reflexão sempre esteja presente.

Ta, mas se a gente não baixar da internet, faz como? Criar não da mais trabalho e faz perder tempo? Depende. Se é algo que você vai repetir ou uma novidade que precisa ser padronizada e compartilhada com outras pessoas, eu acho que vale o esforço de criar do zero. Vira uma construção apoiando a execução do processo e te ajudando a refletir e ganhar consciência sobre ele.

Eu prestei consultoria em uma empresa do mercado de educação no digital que trabalhava com lançamentos com uma equipe de pelo menos seis pessoas que precisavam fazer coisas que estavam apenas na cabeça de cada um. Não sei se você conhece os bastidores de um lançamento de um produto na internet, mas isso envolve muitas ações de marketing, operacional, atendimento, financeiro, enfim...muitas variáveis e algumas coisas acabavam ficando perdidas pelo caminho gerando retrabalho ou esforço extra. Ajudei a equipe a montar o checklist para o lançamento de um dos cursos deles e ele tinha, pasmem, mais de 800 atividades. Imagina gerenciar isso sem um checklist! Percebe o impacto?

Você pode estar pensando: mas eu não sou uma empresa, não preciso disso. Tudo bem, pode não ser o seu caso, mas meu objetivo aqui é que você perceba que essa possibilidade existe para que em algum momento de necessidade você experimente e tenha melhores resultados.

Bom, para criar um bom checklist na prática você precisa:

A meta é clareza e qualidade do que vai ser feito. E se vai ser feito por você, você é a melhor pessoa para criá-lo. O apoio ajuda, claro, mas apenas para te dar suporte para experimentar e refletir, combinado?

Agora me conta aqui nos comentários se você tem o hábito de criar ou baixar checklists para apoiar o seu dia a dia e vamos continuar essa conversa. Pintou alguma dúvida sobre esse tema? Comenta aqui também para que eu possa criar mais conteúdo sobre esse assunto.

Vivemos um contexto de aceleração, exaustão e sobrecarga. Mas o que significa exatamente essa sobrecarga e do que estamos de fato sobrecarregados? Hoje vamos refletir aqui nesse post sobre isso, porque eu acredito que é com clareza que a gente consegue pensar em estratégias para mudar a realidade que nos incomoda.

Sobrecarga na prática tem a ver com exagero, com o peso proveniente do excesso do que quer que seja. E no nosso caso, enquanto sociedade nesse nosso contexto, tem a ver com dados e informações. Sabe quando o computador fica perto do limite de memória e os programas começam a travar e passam a não funcionar corretamente ou quando você não consegue mais armazenar novos arquivos ou baixar novos aplicativos no celular? É isso, só que na sua mente. 

Mas o que exatamente está nos sobrecarregando? Vou listar abaixo algumas coisas e então vou explicar o que podemos fazer para minimizar o estrago, ou seja, reduzir essa sensação de sobrecarga.

Cada uma dessas categorias chega pra nós como um caminhão de novas informações, alertas que a nossa mente tem dificuldade de processar por conta do volume. E esse é o primeiro e mais importante ponto: se o volume de informações está grande demais, precisamos reduzi-lo para conseguirmos lidar de fato com ele. 

Podemos começar tirando da mente para conseguir visualizar e ganhar espaço para processar. Tipo quando a gente coloca arquivos em um HD externo ou sobe pra nuvem pra esvaziar a memória do computador ou do celular. Ou quando tira as roupas do guarda roupa pra começar a organizar.

Esvaziar a mente de maneira ativa tem a ver com registrar as informações em um outro lugar, tipo um segundo cérebro, que pode ser um bloco ou caderninho de anotações ou mesmo um arquivo no computador. Já trouxe aqui no blog duas técnicas que podem ajudar nisso: tire tudo da cabeça e escrita livre.

Mas isso sozinho (esvaziar a mente) não resolve, só desloca o problema. É importante triar, ou seja, revisar cada coisa e deixar ir o que não faz sentido. Esclarecer e quebrar em partes menores o que parecer grande demais, destrinchar o significado do que foi registrado. Algumas coisas você vai delegar, transferir para outras pessoas, outras você vai eliminar, outras ainda você vai guardar para que possa acessar em um momento mais oportuno e tem aquelas que você precisa fazer algo antes de qualquer uma das opções anteriores.

Percebeu que a gente categorizou o que estava nos sobrecarregando? Como se a gente tivesse guardado em uma pastinha ou caixinha diferente a depender da ação que precisamos fazer com elas. A categorização pode depois precisar de mais detalhamento, claro, para facilitar o gerenciamento das informações. Mas sem exagero para não introduzir uma complexidade muito grande.

Diante das categorias você passa para a ação. Como são muitas ações (afinal estamos falando de sobrecarga), você provavelmente vai precisar priorizar, ou seja, escolher o que fazer primeiro. E para priorizar, basta definir com clareza o nível de importância, urgência e impacto de cada categoria ou ação.

Esse é o caminho, um caminho que vai precisar se repetir com frequência para que você possa estar sempre lidando com o que surge evitando que a sobrecarga te leve ao adoecimento. A repetição na prática é a estruturação de um fluxo ou sistema de processamento das informações.

Espero que esse post tenha te ajudado a refletir sobre a sobrecarga na sua vida e tenha te dado ferramentas para lidar com ela de maneira mais leve. Qualquer dúvida me escreve aqui nos comentários.

Eu costumo falar que, para conseguirmos organizar de fato nossa vida, e para que ela seja mais leve e produtiva, precisamos entender o contexto em que estamos inseridos. Isso fala de autoconhecimento, mas também sobre o mundo em que vivemos e os impactos no nosso dia a dia. Hoje eu quero falar sobre esse segundo ponto, sobre o nosso contexto compartilhado e no que ele impacta nossas vidas.

Acredito que podemos afirmar que vivemos em um mundo mais acelerado, com um volume de informações nunca antes vistos. A tecnologia segue evoluindo exponencialmente fazendo parte de todas as áreas da nossa vida. Ampliação do debate sobre as diferenças, multiplicidade, minorias (ou na verdade maiorias minorizadas). 

Ao mesmo tempo, temos as questões ambientais e mudanças climáticas gerando desastres catastróficos, notícias falsas confundindo e disseminando o ódio e aumento do volume de pessoas sofrendo de ansiedade e depressão.

Mas algumas coisas continuam as mesmas, como as escolas seguindo o mesmo formato e metodologias, jovens desafiando as gerações anteriores, a vida seguindo independente do que acontece contigo.

E diante dessa realidade, como temos vivido nossas vidas? O quanto que tudo isso que acontece a nossa volta nos impacta na prática? 

Bom, algumas pessoas vão vivenciar alguns elementos listados acima de maneira mais direta do que outras, mas podemos dizer que todos somos impactados de alguma forma (a não ser que você viva em uma caverna isolado do mundo, o que eu duvido, afinal você tá lendo esse texto).

Por mais tranquilo que você seja, vai te impactar se relacionar e perceber a aceleração ao seu redor. Você será cobrado por se posicionar, agir, apoiar, interagir. Seja pela sua família, amigos, colegas de trabalho, seja pelo acesso a tecnologia.

Ela aliás por ser uma ferramenta pode estar sendo usada por você de diferentes maneiras, mas com certeza está mudando sua forma de interagir com o mundo.

O ponto aqui não é demonizar ou culpabilizar o que quer que seja, mas sim te colocar a par das influências que você sofre. Da hora que você acorda até a hora que vai dormir (e muitas vezes até durante o sono), a sociedade e o contexto em que você está inserido te afetam. 

Vamos aos exemplos: 

E eu nem falei de tudo para não assustar demais. Percebe como influencia? Mesmo que a gente escolha não ver as notícias, estamos inseridos nesse contexto e a menos que você viva em uma bolha, isso tudo te influencia.

Mapear essas influências, seja no planejamento da sua rotina e objetivos, seja levando para elaborar na terapia, é importante para você não se deixar levar pelo contexto, para que você encontre suas estratégias e alternativas. 

Não é pra se assustar a ponto de paralisar, nem para ignorar e viver uma vida desconectada do mundo. É pra se dar conta e buscar a sua maneira de lidar com isso, combinado? 

Outro dia em uma sessão de consultoria individual, comentei com uma cliente sobre a importância de, em uma rotina cheia de atividades, poder reconhecer o mínimo necessário e viável de cada dia e como isso pode ser poderoso para a sensação de produtividade diária. Depois percebi que ainda não tinha falado sobre esse conceito por aqui, então nasceu esse post de hoje.

Quando a gente planeja a rotina ou a semana (tem diferença e eu já expliquei isso aqui), a gente fica atento a nossas necessidades levando em conta o contexto em que estamos e isso costuma nos levar para o que em projetos e processos chamamos de "caminho feliz". 

O caminho feliz é aquele em que as coisas saem como planejamos, quando tudo dá certo, nas condições normais esperadas (lembra da CNTP das aulas de ciências?). Mas por mais realista e alinhados com o contexto nosso planejamento seja, nem sempre as coisas acontecem como imaginamos, não é verdade? 

Quando o caminho feliz não é possível, o que a gente faz? A gente segue o mínimo viável. Aquele caminho que não nos faz realizar tudo o que imaginamos mas pelo menos garante um mínimo que faça a máquina girar e nos deixe a sensação de que o dia não foi perdido.

Mas essa alternativa só vai funcionar se a gente tiver pensado nela antes. Ou seja, é preciso saber identificar o mínimo viável no momento em que a gente estrutura o nosso planejamento.

Pensa no exemplo de um dia trabalho em que você tenha planejado contato ativo com clientes, um momento para produção de novos conteúdos e outro para a preparação de um novo produto. Suponha que nesse dia te ligam da escola do seu filho e você precisa ir buscá-lo. Isso vira a prioridade, certo? Com ele em casa, não vai dar para fazer tudo o que você tinha planejado, mas de repente você pode fazer o mínimo viável. Nesse caso do exemplo, o mínimo poderia ser o contato com pelo menos os dois principais clientes. 

Já sabendo as atividades do seu planejamento semanal / diário e já marcando aquelas que você prioriza ou entende que é o mínimo que precisa fazer para considerar o dia produtivo, fica mais fácil em um momento de mudança de contexto e impossibilidade de seguir completamente o planejado o que você precisaria fazer.

Você pode marcar essas atividades com um asterisco ou marca texto colorido para tornar mais fácil a identificação no seu planejamento, por exemplo e ganhar clareza do que precisa ser feito a qualquer sinal de caos na sua rotina.

Enfim, a técnica é essa. Espero que você tenha curtido. Deixa nos comentários se você já faz algo do tipo ou se tem alguma dúvida sobre esse assunto pra gente continuar esse papo.