Como criar checklists realmente úteis

O que mais vejo nessa internet quando pesquiso sobre o que as pessoas têm feito por aí são checklists. Existem vários gratuitos para baixar, muitos também à venda. Todos prometendo resolver e simplificar sua vida. Por aqui também volta e meia recebo como sugestão que eu crie e disponibilize checklists. O post de hoje é sobre o que penso sobre esse assunto pra te ajudar nisso.

Não sou contra checklists, muito pelo contrário. Eu amo e uso muito na minha vida e no meu trabalho. O meu ponto é que, assim como uma rotina não é algo que alguém pode fazer por você, os checklists também precisam ser de sua responsabilidade. Mas calma, eu não estou dizendo que sou contra baixar checklists prontos da internet, vem que eu te explico.

Um checklist nada mais é do que uma lista de ações ou pontos a acompanhar. E a ideia é ir marcando quando você conclui cada item. O objetivo é ter clareza do que precisa ser feito e garantir que você não se esqueça de nada. É um controle, um apoio a realização de atividades. Você pode criar checklist pra tudo o que você faz: limpeza ou organização da casa, processos de trabalho, mala de viagem, preparação de uma festa, infinitas possibilidades.

Pensando nesse objetivo de te dar clareza do que precisa ser feito, o ponto de partida para criá-lo é refletir sobre o que precisa ser feito. Eu concordo que para algumas coisas como preparar um festa ou uma mala de viagem as variações de atividades necessárias podem não ser tantas assim de pessoa para pessoa, o que justificaria baixar um pronto (por isso não sou contra o fato de existirem prontos para baixar). Mas, para que o checklist faça sentido é importante ainda assim refletir sobre ele e adaptar a sua realidade antes de assumí-lo como verdade.

Caso contrário, o perigo é você se forçar a encaixar algo que não conversa com quem você é. Por exemplo, muito comum em checklists de festa a elaboração e envio dos convites, mas hoje em dia convite físico se restringe a casamentos e ainda assim mais pela tradição em si. Por outro lado, algumas pessoas preferem enviar mesmo para uma festa mais simples por querer ter uma proximidade ou enviar um mimo prévio ou um mapa da localização do espaço para os convidados. Enfim, é muito subjetivo para se ater a algo pronto e o fato de ter lá em um checklist baixado, te faz pensar que talvez você devesse enviar, afinal se esta no checklist deve ser o correto. Percebe a armadilha? 

Claro que dei um exemplo mais simples com o qual talvez você nem concorde, mas pensa ai quantas pessoas podem se influenciar por algo sem fazer a reflexão se faz sentido para si?! Minha provocação é para motivar que a reflexão sempre esteja presente.

Ta, mas se a gente não baixar da internet, faz como? Criar não da mais trabalho e faz perder tempo? Depende. Se é algo que você vai repetir ou uma novidade que precisa ser padronizada e compartilhada com outras pessoas, eu acho que vale o esforço de criar do zero. Vira uma construção apoiando a execução do processo e te ajudando a refletir e ganhar consciência sobre ele.

Eu prestei consultoria em uma empresa do mercado de educação no digital que trabalhava com lançamentos com uma equipe de pelo menos seis pessoas que precisavam fazer coisas que estavam apenas na cabeça de cada um. Não sei se você conhece os bastidores de um lançamento de um produto na internet, mas isso envolve muitas ações de marketing, operacional, atendimento, financeiro, enfim...muitas variáveis e algumas coisas acabavam ficando perdidas pelo caminho gerando retrabalho ou esforço extra. Ajudei a equipe a montar o checklist para o lançamento de um dos cursos deles e ele tinha, pasmem, mais de 800 atividades. Imagina gerenciar isso sem um checklist! Percebe o impacto?

Você pode estar pensando: mas eu não sou uma empresa, não preciso disso. Tudo bem, pode não ser o seu caso, mas meu objetivo aqui é que você perceba que essa possibilidade existe para que em algum momento de necessidade você experimente e tenha melhores resultados.

Bom, para criar um bom checklist na prática você precisa:

A meta é clareza e qualidade do que vai ser feito. E se vai ser feito por você, você é a melhor pessoa para criá-lo. O apoio ajuda, claro, mas apenas para te dar suporte para experimentar e refletir, combinado?

Agora me conta aqui nos comentários se você tem o hábito de criar ou baixar checklists para apoiar o seu dia a dia e vamos continuar essa conversa. Pintou alguma dúvida sobre esse tema? Comenta aqui também para que eu possa criar mais conteúdo sobre esse assunto.