Organizando e documentando seus processos

Processos também fazem parte do nosso dia a dia e ter clareza sobre eles nos ajuda a otimizar nosso tempo. Trabalhei alguns anos em grandes empresas mapeando processos de negócio para auxiliar na sua respectiva gestão e hoje eu quero conversar com vocês sobre isso, porque eu vejo que a experiência que adquiri lá pode ser aplicada em outras áreas da vida, o que significa te ajudar também.

Pra começo de conversa, um processo é um conjunto de atividades que são realizadas em determinada sequência para alcançar um objetivo e pode se repetir sempre que for necessário alcançar esse objetivo novamente. É o passo a passo, como a gente costuma falar, para realizar algo.

Diariamente, por exemplo, executamos o processo de escovar os dentes algumas vezes por dia. E esse processo é formado pelas atividades de pegar a escova, colocar a pasta, levar a escova aos dentes, mexer em diversas direções, cuspir, enxaguar...enfim.

Alguns processos se transformam em hábito justamente porque são repetidos com frequência sem alterações, para esses não é muito necessário ter consciência de cada passo realizado, isso já foi internalizado, automatizado, e não há risco de esquecer alguma atividade no meio do caminho.

Mas, para outros, contar com a mente para lembrar o que precisa ser feito pode não ser uma boa estratégia. É o caso de processos mais complexos, ou que envolvem muitas pessoas diferentes com prazos diferentes, ou que possuem muitos detalhes, ou que sofrem mudanças constantemente, ou em que o risco é alto e o impacto de uma eventual falha é grave.

Processos em um hospital, um avião, ou mesmo nos cuidados com um bebê ou um idoso, por exemplo. Uma medicação errada na hora errada, a não checagem de algum equipamento ou uma simples distração podem ser fatais.

No seu dia a dia, provavelmente você não lida com processos tão complexos, mas lida com um tipo intermediário. Não foram automatizados como hábito (e talvez nem possam ser), mas também não são casos de vida ou morte. Só que te causam retrabalho, chateação e perda de tempo caso não sejam realizados no prazo ou em determinada sequência, ou algum passo seja esquecido. Não é verdade?

As rotinas de cuidados com a casa são um bom exemplo, o processo de organizar a mala para uma viagem, a rotina de compras dos alimentos, a preparação para o início de um novo ano letivo e muitas coisas provavelmente na sua rotina de trabalho, não é verdade?

A gente confia que vai se lembrar de tudo, já está acostumado a fazer, mas vez ou outra esquece algo e é aquela dor de cabeça! Se a gente quer otimizar nosso tempo, é importante organizar nossos processos.

Isso começa por listar os passos, documentar mesmo o que precisa ser feito, como um checklist ou como um mapa, uma sequência de passos. Fiz um exemplo com o processo de realizar as compras mensais usando uma notação comum nas empresas e a ferramenta gratuita LucidChart (existem outras ferramentas e um papel e lápis pode ser o suficiente pra vc):

Você pode pensar que é besteira, mas se você tiver o processo claro e um checklist básico para a sua lista de compras por exemplo, fica bem mais fácil quando você precisar delegar esse processo para outra pessoa. Tipo quando você vai viajar e pede ajuda pra alguém, ou quando contrata uma funcionária nova, por exemplo.

O legal de ter um processo documentado é a clareza que isso te dá. Pensa que cada um pode entender um termo de uma forma diferente. Fazer as compras pra um pode significar pedir um rappi, para outro pode significar ir ao mercado presencialmente, só pra dar um exemplo bobo, claro. Se você passa uma atividade achando que a pessoa vai fazer do seu jeito, vai ter ruído. Se o processo tá claro, o risco diminui.

O meu ponto aqui é te fazer refletir sobre a importância de ter clareza sobre suas atividades rotineiras (seus processos), documentando quando necessário (nem sempre é necessário, pode ser um tiro de canhão pra matar uma mosca, quando a raquete resolve).

A organização te ajuda a ganhar clareza e consequentemente evitar a perda de tempo com retrabalho e esquecimentos tão comuns.

Me conta aqui nos comentários se você já tem o costume de organizar seus processos e documentar e bora continuar essa conversa.