Acompanhando o andamento dos seus projetos

Como andam seus projetos? Independente da área da vida, você provavelmente tem vários projetos em andamento em paralelo. Talvez você não chame de projeto e nem tenha isso estruturadinho e é por isso que eu estou aqui e elaborei esse post. Vem ver.

Primeiro vamos alinhar o que é um projeto: um projeto é um conjunto de atividades que você precisa realizar e estão relacionadas a um resultado específico. Um projeto precisa ter data de início e data de fim, ele não dura pra sempre (diferente de um processo, que eu vou abordar em um outro momento por aqui, me aguarde).

Alguns exemplos de projetos: casar, ter um filho, comprar uma bicicleta, emagrecer 5 kilos, lançar um novo curso, escrever um livro, desenvolver um aplicativo, construir uma casa, aprender a meditar, entrar na faculdade, se formar na faculdade...enfim, acho que deu pra entender que o escopo é bem variado ne?

Você pode me perguntar se não é a mesma coisa que um objetivo e eu preciso dizer que apesar de parecidos, conceitualmente não são a mesma coisa. Todo projeto tem um objetivo por trás, mas nem todo objetivo tem um projeto associado, entendeu?

Bom, vamos lá, um projeto tem uma duração pré-determinada (ainda que não seja cumprida exatamente como planejado) e um conjunto de atividades que precisam acontecer para que o resultado seja alcançado (o que também pode mudar ao longo de sua duração). E, assim como falamos de pendências, é importante ter clareza de que atividades são essas, como elas se relacionam e dependem umas das outras e o que você precisa para realizá-las.

Se o projeto é para construir uma casa, você vai ter atividades que vão desde desenhar o projeto da casa até a compra dos materiais, por exemplo, passando pela definição de quem vai colocar a mão na massa (literalmente, no caso). O desenho e a compra do material precisam acontecer antes da execução em si e em alguns casos isso precisa ser orquestrado bem direitinho, levando em conta mudanças climáticas e custos extras que possam atrapalhar o andamento.

Resumindo, além de listar tudo o que envolve o projeto, você precisa planejar o passo a passo da sua execução e então acompanhar como está a evolução dele ao longo do tempo até que o resultado seja alcançado.

De planejamento a gente já falou bastante por aqui. É analisar o contexto e as necessidades do projeto e projetar o que será feito, quando, por quem, onde e em quanto tempo.

Já sobre o acompanhamento, para ele acontecer, você precisa registrar o status, ou seja, como cada atividade está em cada momento. Esse acompanhamento pode ser diário, semanal, mensal, anual, tudo depende do tamanho e da complexidade do projeto que você precisa acompanhar.

Ao longo desse acompanhamento periódico você precisa descobrir como estão os status que podem variar de acordo com a classificação das atividades: no prazo, atrasada, replanejada, aguardando e a iniciar, por exemplo.

Voltando pro exemplo da casa, você pode acompanhar a obra toda semana e verificar se o que tinha que ser iniciado já iniciou, se o que tinha que ter sido finalizado já finalizou e se finalizou no prazo. Para o que ainda não aconteceu, verificar a necessidade de ajustes no planejamento e levantar riscos e problemas que possam impactar nos resultados, além de dar possíveis soluções para eles.

Gerenciar um projeto envolve lidar com todos esses detalhes e existem metodologias e processos para isso. Em uma empresa grande existem equipes inteiras dedicadas apenas a gerir e acompanhar projetos, sabia? Trabalhei muitos anos com isso e te digo que a organização é essencial para os resultados.

Você pode estar pensando que no trabalho e em uma grande empresa até faz sentido, mas que na sua vida é trabalho demais (adivinhei?). Mas não é bem assim. Claro que você não vai precisar de planilhas e relatórios complexos, afinal muita coisa é sua consigo mesmo. Mas é interessante documentar para ter clareza, sabe?

Encarar como um projeto e acompanhar como tal gera compromisso, te faz dar uma importância maior e aumenta suas chances de alcançar os resultados que você deseja.

Escolhe um projeto seu e experimenta essa organização e depois me conta. Aliás, se você já faz isso e funciona, aproveita para deixar nos comentários seu depoimento. E se tem dificuldade de estruturar seus projetos, me chama!