O processo de gestão de pendências

A primeira coisa que precisa ficar clara é que cada um tem o seu processo e não existe um processo único ideal que vale para todo mundo, certo? Sua vida é sua e única e seu processo também vai ser. Você pode ate usar as mesmas ferramentas que um influenciador digital, ou acompanhar que nem a sua amiga, mas nenhum processo vai ser igual ao outro.

O mais importante é você se organizar para lidar com as pendências para que elas não virem obstáculos a realização do que é importante para você.

A base para um bom processo de gestão de pendências passa pelos seguintes pontos:

Deixar a cargo da sua mente te lembrar das pendências não é uma coisa legal. É importante registrá-las em algum lugar. Pode ser em qualquer lugar...aplicativo, caderno, folha de papel, post-it...você decide. O mais importante é que a sua memória auxiliar exista e que você concentre tudo em um só local (sim, não adianta ter coisa anotada em locais espalhados, consolide em uma lista).

Você pode no seu processo registrar as pendências conforme elas surgem ou definir um momento do dia (ou mais momentos, se você quiser) para descarregar repassando as áreas da sua vida usando a técnica "tire tudo da cabeça", você que sabe.

Resumindo, seu processo precisa ter claro onde você registra suas pendências e em que momento esse registro acontece.

Nem tudo que a gente anota é uma pendência, pode ser só uma informação de apoio para alguma atividade (tipo um número de telefone), ou então um compromisso (data e hora marcada não é pendência, é algo planejado que você coloca na agenda).

Definir um momento para repassar o que você registrou e limpar o que realmente deve ficar e ser acompanhado por você é importante. Quando e com que periodicidade você vai fazer isso, depende do volume de pendências que você registra por dia.

Se forem muitas, diariamente é importante olhar, se forem poucas você pode deixar pra revisar até semanalmente, por exemplo. Algumas pessoas também, podem preferir já revisar no momento de registrar, endereçando o registro para o local correto de acordo com essa análise preliminar.

Outra coisa importante também nessa revisão é garantir que as pendências sejam realmente ações em aberto claras, simples e concretas. Muitas pessoas colocam na lista de pendências expressões genéricas ou projetos imensos como um único item que dificilmente será riscado da lista pois nenhum esforço será suficiente para considerá-lo concluído. Cuidado com isso.

Resumindo, seu processo precisa ter claro em que momentos você vai revisar as pendências que você registrou.

Nem tudo precisa ser planejado de maneira minuciosa. Algumas ações simples  podem ser feitas na hora da revisão ou até mesmo do registro. Outras se resolvem sozinhas até. Mas aquelas mais cabeludas, mais complexas, precisam de um pouco mais de carinho e atenção.

É legal manter sua lista disponível e planejar sua execução do mesmo modo que você planeja seus projetos e rotina. Eu sugiro um planejamento semanal, mas você pode preferir planejamento diário ou mesmo mensal. Fica a seu critério, o importante é não esquecer essa lista e definir o seu momento de planejar o que for necessário para realizá-la.

Resumindo, o seu processo precisa ter definido quando e com que periodicidade você vai verificar a lista e planejar a sua execução.

Esse ponto é meio obvio e vai acontecer naturalmente no seu dia a dia se você tiver feito o planejamento direitinho e se frequentemente você olhar para a sua lista. Mas eu quero falar sobre as oportunidades de execução não previstas.

Sabe quando você planeja o seu dia e algo é desmarcado e abre-se um espaço? Ao invés de mergulhar nas redes sociais sem critério, você pode aproveitar para atacar sua lista de pendências, por exemplo. E a lista pode inclusive ter algo intencional a ser feito na rede social, viu? Claro que você também pode aproveitar esse tempo para relaxar e descansar intencionalmente, é bom deixar claro.

Resumindo: execute o que foi planejado e aproveite as oportunidades para realizar as ações.

A gente não deixa de ter pendências nunca, a gente evolui em algo e isso gera novas pendências, é super normal e a gente precisa aceitar e aprender a lidar com isso. Isso significa também manter nossa lista atualizada.

Já falamos sobre a parte do registro de novas pendências, mas agora é importante falarmos também da importância de marcar concluídas aquelas coisas que já finalizamos. Ao riscar o item da lista, lembre-se de verificar se algo novo precisa ser adicionado e aproveite.

Essa atualização não precisa acontecer diariamente ou a todo instante cada vez que algo é concluído, mas pode também, você que decide como funciona melhor para você. Se você usou a sua lista de pendências para fazer o seu planejamento semanal, atualizar a lista de pendências passa a ser algo a realizar na sua revisão semanal, onde você visualiza e relembra o que foi realizado na semana e marca concluído na lista.

Resumindo, o seu processo precisa ter definido como você vai manter a lista de pendências atualizada e o momento e a periodicidade com que vai marcar as pendências como concluídas.

Pra finalizar, dá uma olhada nesse vídeo que eu fiz sobre pendências que também pode te ajudar: