Organizando suas anotações

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Outro dia abri uma caixinha lá nos stories do Instagram pedindo duvidas e temas para eu criar conteúdo por aqui e recebi a seguinte mensagem "como organizar melhor as informações recebidas, para absorver melhor, como anotações no trabalho, anotações que faço sobre algum curso, anotações sobre alguma reportagem que leio... mesmo que eu anote tudo em um mesmo lugar, sempre fica com cara de rascunho, pouco prático de acessar, um assunto misturado com outro". Então, atendendo a pedidos, vamos falar sobre organização de anotações.

Com o nosso ritmo acelerado e com o volume cada vez maior de informações disponíveis, esse é um assunto bem importante da gente refletir viu? Precisamos evitar a sobrecarga que estressa e organizar para que o aprendizado seja real evitando acumulo.

As anotações são nosso jeito de processar as informações que recebemos, já reparou? Elas não são as informações em si, são nosso recorte, nosso aprendizado e contém o nosso olhar, uma camada extra para além do que foi recebido. Seja em uma reunião, em uma aula, vendo um filme ou lendo um livro. As anotações vão além.


Por isso, é importante que possamos armazená-las em local diferente do material original bruto. Por exemplo, uma coisa são as apostilas e os livros do curso, outra coisa são as suas anotações da aula, certo? Classificar as duas como coisas diferentes e armazenar separadamente já te ajuda a encontrar depois.

Uma coisa importante com informações é que a gente saiba como classificar. Porque essa informação existe? Para que vou precisar dela no futuro? Porque é importante? Que etiquetas você usaria para classificar e descrever aquela anotação? Se você pensa nisso antes de armazenar, já vai colocar em uma estrutura que facilite a busca. Já falei um pouco sobre essas classificações nesse post aqui sobre taxonomia pessoal e em outro sobre classificação e uso das informações.

Pode ser diferente armazenar as anotações de maneira digital e no papel, concorda? No digital existem muitos aplicativos de notas como o Evernote, Notion, Keep e One Note por exemplo. Eles já possuem uma certa estrutura que ajuda nessa classificação e armazenamento encadeado. Mas se você cria arquivos em um programa como word, acaba precisando contar com a organização de uma estrutura de pastas mais funcional e com a busca do seu computador para encontrar as informações. O cuidado no digital é não gerar acúmulo desnecessário (o que sobrecarrega bastante a busca).

Já no papel, fica mais difícil. Se são vários papéis, pastas e post-its podem ajudar a separar categorias diferentes, mas a busca sempre vai ser um pouquinho mais complexa. Cadernos também podem ajudar, mas se você usa o mesmo caderno para todo tipo de anotação precisa criar critérios para sinalizar as categorias (marcadores coloridos, post-its diferentes para cada tipo de informação e índices, por exemplo).

Índices aliás, são essenciais para organizar suas anotações. É uma maneira de você ter um guia do que você tem onde pode buscar com mais facilidade. Você pode fazer isso em uma planilha com links para os arquivos e notas ou pode usar uma nota linkando para as demais ou mesmo um aplicativo como o trello que tem integração com as outras várias ferramentas.

Já no papel, você precisa ser um pouco mais criativo para os índices, porque não existe o clique que te leva direto para o que você deseja. Em um caderno, você pode colocar a primeira página como índice e numerar as demais. Conforme for escrevendo, vai atualizando o índice com as páginas correspondentes. Tipo: anotações do curso X estão nas páginas 10 a 20 e 35 a 40. Assim você aproveita até melhor seu caderno.

Com as pastas você pode colocar etiquetas nelas com números e classificações e criar um índice separado que você deixa na estante indicando o que encontrar em cada uma delas quando você precisar.
Acho que já deu pra perceber que tem jeito, mas exige um pouquinho de planejamento e estrutura, não é? A chave é pensar previamente no motivo que te faria precisar buscar a informação. A dica para a organização funcionar é pensar em como facilitar a busca no futuro.

Espero ter respondido a dúvida e aproveito para deixar o espaço aberto sempre para que você possa também sinalizar suas necessidades, dúvidas e preocupações relacionadas ao universo da organização e produtividade, combinado?

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Alice Santos - Avesso do Caos

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