Principais vilões da produtividade no trabalho
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Quando eu perguntei ano passado na pesquisa sobre o que vocês gostariam de ver por aqui e qual área da vida em que vocês sentem mais dificuldade para organizar, o trabalho foi uma das que mais apareceu. Pensando que a gente dedica provavelmente cerca de um terço das nossas horas ao trabalho, dá pra ter noção do impacto que a desorganização nessa área da vida pode causar nas demais né?
O post de hoje então é pra gente conversar sobre os maiores vilões da produtividade no trabalho pra gente entender claramente os impactos da desorganização nessa área e ver o que podemos fazer para começar a melhorar isso.
Eu listei os vilões que mais aparecem nos processos de consultoria e posso dizer também que já vivenciei todos eles na prática, dá uma olhada:
- Reuniões improdutivas: muitas vezes somos convocados sem necessidade, a reunião nem tem pauta, as pessoas ficam trabalhando ou falando no celular durante a reunião e ela termina sem decisões ou plano de ação e ainda sobra a ata chata para fazer. Reuniões são um buraco negro de tempo e energia na maioria dos locais de trabalho hoje e isso se intensificou muito na pandemia com os profissionais querendo mostrar serviço e acompanhar de longe. Tem jeito de uma reunião ser produtiva? Claro que sim, com pauta e objetivos claros, com apenas quem precisa estar envolvido e realmente tenha poder de decisão. Algumas ferramentas e controles podem ajudar, mas é basicamente a postura das pessoas que faz a diferença.
- E-mails sem limites: acho que esse é tão sugador de energia quanto as reuniões e dependendo de como funciona o seu trabalho eles vão te tomar um tempo imenso do seu dia se você não se organizar. A dica principal é estabelecer um processo de gestão dos seus e-mail, processando em momentos predeterminados e estipulando limites para tratar deles para conseguir se dedicar as suas outras atividades.
- Distrações e interrupções: uma batida na porta, um telefonema, alguém que chega na sua mesa sem combinar, a tia do café, uma reunião ou comunicado urgente. Já tentou anotar quantas vezes seu trabalho é interrompido em um dia de trabalho? Bastante. Só eu já parei esse texto aqui umas três vezes (marido e filha em casa e mensagem importante no whatsapp). Algumas interrupções realmente não temos como controlar e temos que respirar fundo e retomar o foco. Mas outras a gente consegue antecipar e se preparar para que não aconteçam, identificar as duas e tomar ações para o que é possível é importante e necessário para manter sua produtividade (e sanidade, eu diria) no trabalho.
- Confusão visual e barulho: mesas cheias de papeis e cacarecos, conversas paralelas, ar condicionado e equipamentos eletrônicos. Essas coisas todas além de nos causar um incômodo físico acabam deixando nossa mente confusa e nos impedindo de nos dedicar ao que estamos fazendo com atenção. Uma tarefa acaba demorando mais pra ser realizada. Um fone de ouvido (cuidado com a escolha musical pra não atrapalhar ainda mais ) e uma organização do espaço periodicamente mantendo a mão apenas o necessário podem ajudar bastante nisso.
- Ausência de definição clara de objetivos e expectativas: muitas vezes a gente vai fazendo de tudo um pouco ou priorizando de acordo com a nossa imaginação ao invés de combinar com clareza o que é esperado do seu cargo. Definir claramente seus papeis e responsabilidades te ajuda a tomar decisões e focar no que realmente importa.
- Dificuldade de dizer não: muitas vezes aceitamos tudo o que os líderes nos passam com medo de perder o emprego ou levarmos bronca, mas na maioria das vezes, se você sinaliza o impacto da realização da nova demanda ponderando claramente sobre o esforço necessário, a liderança tende a perceber maturidade em você, principalmente se você já sugerir a repriorização das suas atividades ou alternativas para que a nova atividade seja realizada.
É importante entender que muitas coisas não dependem da gente no ambiente de trabalho, mas outras tantas podem ser ajustadas se a gente estiver disposto a sugerir mudanças e se dedicar a pensar em otimizações e melhorias.
Se você tá sem saber como começar, a dica principal é observar a sua rotina de trabalho, registrar suas atividades, interrupções e sensações ao longo do dia. Olhar para esses registros já vai te dar uma boa noção e te munir de informações para planejar os próximos passos.
Mas talvez você precise de ajuda, um olhar de fora para te apoiar nesse processo então me chama pra gente repensar sua rotina, processos e ferramentas de trabalho.
Conta aqui pra mim nos comentários qual desses vilões te atrapalha mais a produtividade no trabalho!
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